Politique de confidentialité des clients et contreparties
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ APPLICABLE AUX CLIENTS ET AUX PARTENAIRES CONTRACTUELS
Politique de traitement des données à caractère personnel des clients et des partenaires contractuels
INTRODUCTION
La présente Politique a été élaborée conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) et aux autres dispositions applicables en matière de protection des données.
Boilte considère la protection des données de ses clients, de ses partenaires et des visiteurs de son site internet comme l'une de ses priorités les plus élevées. Nous garantissons que le traitement des données à caractère personnel est effectué dans le strict respect de la législation applicable en matière de protection des données et des standards internationaux communément admis.
Nous savons que la confiance que vous nous accordez commence par le respect de votre vie privée. La présente Politique explique quelles données nous collectons, pourquoi nous le faisons et comment nous les protégeons.
SECTION 1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
1.1. Responsable du traitement
Boilte LLC (ci-après le « Responsable du traitement », « Boilte », « nous »).
1.2. Coordonnées
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Adresse électronique | info@boilte.com |
| Site internet | www.boilte.com |
1.3. Délégué à la protection des données
Nous avons désigné une personne chargée d'organiser le traitement des données à caractère personnel. Vous pouvez la contacter à l'adresse suivante : info@boilte.com (avec la mention « À l'attention du délégué à la protection des données »).
SECTION 2. FINALITÉS ET BASES LÉGALES DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :
| N° | Finalité du traitement | Catégories de données | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|---|
| 1 | Enregistrement dans la base de données (création d'un compte de partenaire contractuel) | Nom et prénom du représentant, fonction, coordonnées (téléphone, adresse électronique), dénomination de la société | RGPD art. 6, § 1, b) (exécution d'un contrat) |
| 2 | Traitement des demandes de conseil et/ou d'information | Nom et prénom, téléphone, adresse électronique, texte de la demande | RGPD art. 6, § 1, a) (consentement), art. 6, § 1, b) (mesures précontractuelles) |
| 3 | Conclusion et exécution du contrat de fourniture (y compris la production, l'expédition et la livraison) | Données du représentant (nom et prénom, fonction, coordonnées) ; données de l'entrepreneur individuel ou de la personne physique (données de la pièce d'identité, numéro d'identification fiscale, adresse, coordonnées bancaires) | RGPD art. 6, § 1, b) (exécution d'un contrat) |
| 4 | Tenue de la comptabilité et des registres fiscaux, respect des obligations légales | Données nécessaires à l'établissement des factures et des procès-verbaux ainsi qu'aux déclarations auprès de l'administration fiscale | RGPD art. 6, § 1, c) (obligation légale) |
| 5 | Fourniture du service après-vente et de la garantie | Données relatives aux commandes, aux factures, aux paiements et aux expéditions | RGPD art. 6, § 1, b) (exécution d'un contrat) |
| 6 | Envoi d'informations et de documents promotionnels relatifs aux produits et aux événements (marketing) | Coordonnées, préférences, historique des échanges | RGPD art. 6, § 1, a) (consentement) |
| 7 | Protection des droits et des intérêts légitimes en justice, gestion des litiges et recouvrement de créances | Données relatives au contrat, correspondance, documents de paiement | RGPD art. 6, § 1, f) (intérêt légitime) |
SECTION 3. CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES
Nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel des clients et de leurs représentants :
3.1. Données du représentant d'une personne morale :
- Nom et prénom ;
- Fonction ;
- Coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique) ;
- Spécimen de signature (le cas échéant).
3.2. Données de l'entrepreneur individuel ou de la personne physique :
- Nom et prénom ;
- Données de la pièce d'identité (série, numéro, date de délivrance, autorité de délivrance) ;
- Adresse d'immatriculation et adresse de résidence effective ;
- Numéro d'identification fiscale (le cas échéant) ;
- Coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique) ;
- Coordonnées bancaires.
3.3. Données nécessaires à l'exécution du contrat :
- Informations relatives aux commandes, aux factures, aux paiements et aux expéditions ;
- Correspondance commerciale ;
- Procès-verbaux de réception des travaux, bons de livraison, factures.
3.4. Données fournies volontairement à des fins de marketing :
- Préférences en matière de communication ;
- Abonnements aux lettres d'information.
Important : en aucun cas, sauf lorsque cela est expressément nécessaire à l'exécution du contrat ou prévu par la loi, nous ne collectons de catégories particulières de données (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, informations relatives à la santé).
SECTION 4. MODES DE COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Les données à caractère personnel des clients et de leurs représentants sont collectées selon les modalités suivantes :
4.1. Communication directe par le client :
- Lors du remplissage de formulaires sur le site internet ;
- Lors de l'envoi de demandes par courrier électronique ;
- Lors de la signature de contrats et d'avenants.
4.2. Obtention de données au cours de l'exécution du contrat :
- Dans le cadre de la correspondance ;
- Lors de l'établissement des procès-verbaux et des factures.
4.3. Obtention de données auprès de sources publiques :
- Auprès du registre du commerce et des sociétés / du répertoire national des entreprises ;
- Auprès des sites internet officiels des organisations (aux fins de vérification des partenaires contractuels).
4.4. Collecte automatisée d'informations techniques :
- Lors de la visite du site internet (cookies, adresse IP, données de navigation sur le site) — conformément à la Politique en matière de cookies.
SECTION 5. BASES LÉGALES DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Le traitement des données à caractère personnel est effectué sur les bases légales suivantes :
| Base légale | Description |
|---|---|
| Contrat | Aux fins de la conclusion et de l'exécution du contrat de fourniture |
| Consentement au traitement | Pour les finalités non liées à l'exécution du contrat (marketing, constitution d'un vivier de candidats, le cas échéant) |
| Respect des obligations légales | À des fins comptables et fiscales et de conservation des documents |
| Intérêt légitime du Responsable du traitement | Aux fins de la protection des droits, de la gestion des litiges et de la prévention de la fraude |
SECTION 6. DURÉES DE TRAITEMENT ET DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
| Catégorie de données / finalité du traitement | Durée de conservation |
|---|---|
| Données liées à l'exécution du contrat (y compris les pièces comptables) | Pendant la durée du contrat et 5 ans après sa cessation (délai de prescription et obligations en matière de comptabilité fiscale) |
| Données destinées aux communications marketing (sous réserve du consentement) | Jusqu'au retrait du consentement ou à la cessation des communications (3 ans au maximum) |
| Données traitées sur le fondement de l'intérêt légitime | Pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité, sans excéder le délai de prescription |
| Données traitées sur le fondement du consentement (autres finalités) | Pendant la durée indiquée dans le consentement ou jusqu'à son retrait |
À l'expiration des durées indiquées, les données à caractère personnel font l'objet d'une destruction, sauf disposition contraire de la législation applicable.
SECTION 7. MODALITÉS DE DESTRUCTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
La destruction des données à caractère personnel est effectuée par une commission désignée par décision du dirigeant de Boilte, avec l'établissement d'un procès-verbal de destruction correspondant. La destruction est réalisée selon des modalités excluant toute possibilité de restauration ou d'utilisation ultérieure des données à caractère personnel.
Modes de destruction :
- Destruction mécanique (broyage) des supports papier ;
- Effacement (réécriture) des supports électroniques ;
- Destruction chimique (pour certains supports).
SECTION 8. LISTE DES OPÉRATIONS EFFECTUÉES SUR LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Nous effectuons les opérations suivantes sur les données à caractère personnel des clients :
- Collecte ;
- Enregistrement ;
- Structuration ;
- Accumulation ;
- Conservation ;
- Mise à jour (actualisation, modification) ;
- Extraction ;
- Utilisation ;
- Transmission (diffusion, mise à disposition, accès) ;
- Anonymisation ;
- Limitation ;
- Suppression ;
- Destruction.
Le traitement est réalisé aussi bien avec que sans recours à des moyens automatisés. Afin d'assurer la sécurité de l'information, nous utilisons des moyens modernes de protection de l'information, notamment des logiciels antivirus, des pare-feu et des systèmes de contrôle des accès.
SECTION 9. TRANSMISSION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS
9.1. Transmission sans consentement distinct (en vertu de la loi ou du contrat) :
| Catégories de destinataires | Finalités de la transmission |
|---|---|
| Sociétés de transport et services logistiques | Livraison des produits au Client |
| Banques et systèmes de paiement | Traitement des paiements et des remboursements |
| Autorités douanières, autorités publiques (si nécessaire) | Respect des obligations légales (y compris le dédouanement) |
| Consultants externes (auditeurs, avocats) | Protection des droits, accompagnement en matière de conseil |
| Prestataires de services informatiques (hébergement, services cloud) | Assurer le fonctionnement des systèmes d'information |
9.2. Transfert transfrontalier :
Nous ne procédons au transfert transfrontalier des données à caractère personnel des clients que :
- vers des pays assurant un niveau adéquat de protection des droits des personnes concernées (conformément à la décision d'adéquation de la Commission européenne relative aux pays tiers ou sur le fondement de garanties contractuelles appropriées, notamment les clauses contractuelles types de l'UE) ;
- avec le consentement exprès de la personne concernée à un tel transfert ;
- aux fins de l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée participe.
SECTION 10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
10.1. Droits conformément au RGPD :
- Le droit d'accès (art. 15) ;
- Le droit de rectification (art. 16) ;
- Le droit à l'effacement (droit à l'oubli) (art. 17) ;
- Le droit à la limitation du traitement (art. 18) ;
- Le droit à la portabilité des données (art. 20) ;
- Le droit d'opposition au traitement (art. 21) ;
- Le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (art. 22).
10.2. Modalités d'exercice des droits :
Pour exercer ses droits, la personne concernée peut adresser une demande à info@boilte.com. La demande doit contenir :
- Les nom et prénom de la personne concernée ;
- Les informations attestant de la relation de la personne concernée avec le Responsable du traitement (numéro de contrat, coordonnées) ;
- L'objet de la demande ;
- Le mode d'envoi de la réponse.
Nous nous engageons à examiner la demande dans un délai de 30 (trente) jours, ce délai pouvant être prolongé de 30 jours au maximum, moyennant information de la personne concernée.
SECTION 11. OPPOSITION AU TRAITEMENT (À DES FINS DE MARKETING)
La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection directe (y compris le profilage) en adressant une demande à info@boilte.com. Dans ce cas, nous cesserons de traiter les données pour les finalités indiquées.
Désabonnement : chaque courrier électronique de marketing contient un lien « Se désabonner ». Vous pouvez vous désinscrire en un clic.
SECTION 12. DROIT D'INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS D'UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE
Toute personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données :
- Pour les pays de l'UE : l'autorité nationale de protection des données du lieu de résidence ou de travail.
- Pour les pays de l'UE : l'autorité nationale de protection des données compétente du lieu de résidence ou de travail.
SECTION 13. COORDONNÉES DE CONTACT
Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel, ainsi que pour exercer vos droits, vous pouvez contacter :
| Contact | Information |
|---|---|
| Adresse électronique | info@boilte.com |
| À l'attention du délégué à la protection des données | info@boilte.com (avec la mention « À l'attention du délégué à la protection des données ») |
SECTION 14. TRAITEMENT DES COOKIES
Notre site internet utilise des cookies et des technologies de traçage similaires. Des informations détaillées sur les types de cookies, les finalités de leur utilisation et les modalités de leur gestion figurent dans notre Politique en matière de cookies, disponible sur le site internet.
SECTION 15. DISPOSITIONS FINALES
15.1. Entrée en vigueur
La présente Politique entre en vigueur dès son approbation et demeure applicable pour une durée indéterminée jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
15.2. Version en vigueur
La version en vigueur de la Politique est toujours disponible sur le site internet www.boilte.com.
15.3. Modifications
Nous sommes en droit d'apporter des modifications à la présente Politique. La nouvelle version de la Politique entre en vigueur dès sa publication sur le site internet, sauf disposition contraire de la nouvelle version.
15.4. Information relative aux modifications
Nous informerons les utilisateurs de toute modification substantielle de la Politique par la publication d'un avis sur le site internet ou par courrier électronique (pour les abonnés).
Approuvée par :
Directeur général de Boilte